Accord de traitement des données

Le présent accord est conclu entre l'entreprise abonnée à la plateforme Mina Protect (le « Responsable de traitement ») et l'éditeur de la plateforme, [Raison sociale à compléter], SIREN [SIREN à compléter], siège [adresse du siège à compléter] (le « Sous-traitant » ou « Mina »).

Il applique l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie des conditions générales de vente et est accepté en même temps qu'elles, avec enregistrement de la version et de la date.

Il couvre les traitements de données personnelles que Mina réalise pour le compte de l'Entreprise lorsqu'elle utilise la plateforme. Ils sont décrits en annexe 1.

L'Entreprise est responsable de traitement pour les données qu'elle enregistre ou fait enregistrer dans son espace : ses agents et salariés, ses plannings, pointages, rondes, main courante, relevés d'heures, contrats, devis, factures, ses clients et leurs contacts, ses messages. Elle choisit les finalités et les moyens essentiels, détermine la base légale et informe les personnes concernées (RGPD, articles 13 et 14).

Mina est sous-traitant pour ces traitements : elle fournit et fait fonctionner l'outil, sans décider de l'usage des données.

Mina est responsable de traitement pour ses propres traitements : comptes utilisateurs et connexion, sécurité de la plateforme, profil public et candidatures des agents sur la place de mise en relation, facturation de l'abonnement. Ils sont décrits dans la politique de confidentialité et ne relèvent pas du présent accord.

Mina ne traite les données que sur instruction documentée de l'Entreprise (RGPD, art. 28.3 a). Les instructions sont : le présent accord, les CGV et les réglages que l'Entreprise choisit dans la plateforme (activation de la géolocalisation, partage de la main courante avec un client, ouverture de l'espace client, etc.).

Cela vaut aussi pour les transferts de données hors de l'Union européenne : ils ne sont faits que dans les conditions de la section 8, sauf obligation légale ; dans ce cas, Mina en informe l'Entreprise avant le traitement, sauf si la loi l'interdit.

Mina informe immédiatement l'Entreprise si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données (art. 28.3, dernier alinéa).

Mina veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité (art. 28.3 b).

L'équipe d'administration de Mina n'accède aux contenus que dans la mesure nécessaire : par exemple, elle ne lit un message que s'il est signalé comme abusif. Les accès sensibles sont journalisés.

Mina prend les mesures techniques et organisationnelles exigées par l'article 32 du RGPD (art. 28.3 c). Les mesures réellement en place à la date de cet accord sont listées en annexe 3.

Elles ont été vérifiées par l'équipe de développement, sans audit indépendant à ce jour. [Test d'intrusion indépendant : à prévoir avant l'ouverture au public.]

L'Entreprise donne à Mina une autorisation écrite générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs listés en annexe 4 (art. 28.2).

Mina informe l'Entreprise par e-mail au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. L'Entreprise peut s'y opposer pour un motif lié à la protection des données ; à défaut d'accord, elle peut résilier sans frais avant le changement.

Mina impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, les mêmes obligations de protection des données que celles du présent accord ; elle reste responsable envers l'Entreprise de leur bonne exécution (art. 28.4).

Mina aide l'Entreprise à répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (RGPD, articles 15 à 22 ; art. 28.3 e).

Outils disponibles dans la plateforme : modification des fiches, exports (« Tout télécharger », tableaux CSV), export personnel « Mes données » pour chaque utilisateur, demande d'effacement de compte.

Si une personne s'adresse directement à Mina pour des données traitées pour le compte de l'Entreprise, Mina transmet la demande à l'Entreprise dans les meilleurs délais et au plus tard sous 5 jours ouvrés, sans y répondre elle-même sauf instruction.

Mina privilégie des prestataires et des serveurs situés dans l'Union européenne.

Certains prestataires de l'annexe 4 sont des sociétés établies aux États-Unis. Un transfert hors de l'Union européenne n'est possible que dans les conditions du chapitre V du RGPD (articles 44 à 49) : décision d'adéquation de la Commission européenne (par exemple pour une société certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis) ou garanties appropriées comme les clauses contractuelles types.

Situation relevée le 24/10/2026 : en production, l'hébergement Railway (serveurs, base de données et fichiers) est dans la région « EU West » (Amsterdam, Pays-Bas, Union européenne) ; le site de test, qui ne contient que des données fictives, est dans la région « US East » (Virginie, États-Unis) ; les e-mails partent d'Irlande via Resend, dont les données de compte et journaux sont aux États-Unis. Railway, Resend et Stripe sont certifiées au cadre de protection des données UE–États-Unis (liste officielle dataprivacyframework.gov) et leurs accords de traitement prévoient en outre les clauses contractuelles types. Le détail figure en annexe 4.

[Avant la mise en production : choix de la région de l'hébergement (une région Union européenne existe chez Railway) et signature de l'accord de traitement de Railway.]

Mina notifie à l'Entreprise toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (art. 33.2), et vise un délai de 48 heures au plus, pour lui permettre de notifier la CNIL dans les 72 heures si nécessaire (art. 33.1).

La notification contient ce que Mina sait à ce moment : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et de données, conséquences probables, mesures prises ou proposées, contact. Les informations manquantes sont transmises dès que possible.

Mina aide aussi l'Entreprise pour ses obligations de sécurité, de communication aux personnes, d'analyse d'impact et de consultation préalable (articles 32 à 36 ; art. 28.3 f).

Pendant toute la relation, l'Entreprise peut récupérer ses données avec « Tout télécharger » et les exports.

Le simple arrêt d'un abonnement payant ne met pas fin au présent accord : l'Entreprise repasse en Découverte et garde l'accès à ses données.

Quand l'Entreprise demande la fermeture de son compte entreprise, ou à l'arrêt de la plateforme, Mina met l'archive complète à sa disposition, puis supprime les données traitées pour son compte dans un délai de [90 jours — à confirmer], sauf si le droit de l'Union ou le droit français impose de les conserver (art. 28.3 g). Sur demande écrite de l'Entreprise, Mina peut conserver ses factures et contrats signés jusqu'à la fin de leur durée légale de conservation.

[Fermeture d'un compte entreprise : procédure aujourd'hui traitée à la main sur demande écrite à [e-mail pour les données personnelles à compléter].]

Mina met à la disposition de l'Entreprise les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 : le présent accord, la liste des mesures de sécurité, la liste des sous-traitants ultérieurs et, sur demande, le registre des traitements tenu en qualité de sous-traitant (article 30.2).

Mina permet et contribue aux audits, y compris des inspections, menés par l'Entreprise ou un auditeur qu'elle mandate (art. 28.3 h), avec un préavis raisonnable de 30 jours, une fois par an au plus sauf violation de données, et dans le respect de la confidentialité des autres clients. Chaque partie supporte ses propres frais.

• Disposer d'une base légale pour chaque traitement et informer ses salariés, ses agents et ses clients (RGPD, art. 6, 13 et 14).
• N'enregistrer que les données nécessaires ; ne jamais saisir de données sensibles sans nécessité (santé, opinions, origine, condamnations).
• Géolocalisation : ne l'activer qu'après avoir documenté la finalité, la nécessité, la base légale (intérêt légitime ou obligation légale, pas le consentement du salarié) et la durée, et après avoir informé les salariés et, s'il existe, consulté le CSE (Code du travail, articles L1222-4 et L2312-38). La plateforme bloque l'activation tant que ces points ne sont pas renseignés.
• Partage de la main courante et espace client : choisir ce qui est partagé avec chaque client et en informer les agents concernés.
• Tenir son propre registre des activités de traitement (RGPD, art. 30.1).

Le présent accord s'applique tant que Mina traite des données pour le compte de l'Entreprise.

Chaque partie répond de ses manquements dans les conditions de l'article 82 du RGPD. Les limites de responsabilité des CGV s'appliquent dans la mesure permise par la loi.

En cas de contradiction avec les CGV sur la protection des données, le présent accord prévaut.

• Recrutement et candidatures reçues

  Personnes concernées

  Candidats

  Données

  Identité, coordonnées, expérience, qualifications déclarées, message de candidature, décision

• Planning et affectations

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Vacations (dates, horaires, pauses), affectations, remplacements, indisponibilités

• Pointage (prise et fin de poste)

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Heures réelles, retards, corrections (auteur, motif)

• Géolocalisation au pointage (désactivée par défaut)

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Une position arrondie (environ 10 m) au moment de la prise ou de la fin de poste, seulement si l'Entreprise l'a activée et documentée et si l'agent coche « Joindre ma position » ; distance au site. Jamais de suivi continu, jamais hors du temps de travail

• Rondes

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Heures de passage aux points de contrôle, anomalies, position ponctuelle si l'agent la joint

• Main courante et incidents

  Personnes concernées

  Agents, tiers éventuellement cités

  Données

  Événements, incidents, descriptions, pièces jointes

• Sécurité des agents (SOS, travailleur isolé)

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Alertes, horaires, suites données ; position seulement si l'agent l'autorise au moment du SOS

• Relevés d'heures et préfacturation

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Heures validées, majorations, auteur et date de validation

• Contrats et signature électronique

  Personnes concernées

  Agents, signataires des clients et sous-traitants

  Données

  Identité, n° de carte professionnelle, clauses, piste de signature (date, IP, navigateur, empreinte)

• Formations et qualifications

  Personnes concernées

  Agents

  Données

  Diplômes, dates d'obtention et de fin, statut de validité

• Clients, devis et factures

  Personnes concernées

  Contacts des sociétés clientes

  Données

  Nom, fonction, e-mail, téléphone, adresses de facturation ; acceptation en ligne des devis (nom, date, IP, navigateur, empreinte du devis)

• Espace client et messagerie

  Personnes concernées

  Agents, membres de l'Entreprise, contacts des clients

  Données

  Messages, pièces jointes, dates de lecture, signalements

• Vigilance URSSAF et sous-traitance

  Personnes concernées

  Dirigeants et contacts des sous-traitants

  Données

  Attestations, dates, identité des entreprises de la chaîne

Aucune donnée sur l'âge, le sexe, la nationalité, l'origine, la situation de famille ni de photo n'est demandée par la plateforme.

La purge automatique de la plateforme applique les durées suivantes. Elles peuvent être plus courtes sur instruction de l'Entreprise.

• Plannings, affectations, pointages, rondes

  Durée

  5 ans après la vacation

• Relevés d'heures validés

  Durée

  10 ans

• Position jointe à un pointage

  Durée

  61 jours au plus (durée choisie par l'Entreprise, entre 1 et 61 jours)

• Position jointe à un SOS ou à un passage de ronde

  Durée

  61 jours (SOS) ; 61 jours (ronde)

• Main courante : événements courants / incidents

  Durée

  1 an / 5 ans

• Conversations (messages et pièces jointes)

  Durée

  1 an après le dernier message

• Candidatures refusées ou retirées

  Durée

  5 ans

• Justificatifs refusés / expirés

  Durée

  90 jours après la décision / 1 an après l'expiration

• Contrats signés

  Durée

  5 ans après leur terme au minimum ; jamais supprimés automatiquement (pièces justificatives possibles)

• Contrats non signés (refusés ou expirés)

  Durée

  12 mois par défaut (réglable de 1 à 60 mois)

• Factures et avoirs

  Durée

  10 ans (Code de commerce, art. L123-22)

• Journal de sécurité

  Durée

  1 an ; traces servant de preuve (factures, contrats, pointages, consentements, acceptations) : 5 à 10 ans

• Devis, clients, sites, réclamations

  Durée

  Durée de la relation, sans purge automatique à ce jour [durée à fixer]

• Mots de passe stockés hachés (bcrypt) ; 10 caractères minimum ; nombre d'essais de connexion limité par adresse et par réseau.
• Double authentification (code à usage unique) obligatoire pour l'administration de la plateforme, proposée à tous ; secrets chiffrés (AES-256-GCM), codes de secours hachés.
• Sessions vérifiées côté serveur à chaque page, révocables une par une ou toutes à la fois ; alerte en cas de connexion depuis un nouvel appareil.
• Droits d'accès par rôle, contrôlés dans chaque service ; cloisonnement strict des données entre entreprises, agents et clients, vérifié par des tests automatiques.
• Fichiers : type vérifié, taille limitée, stockage privé, liens de téléchargement signés et temporaires ; en stockage S3, bucket privé et chiffrement côté serveur.
• Connexion chiffrée (HTTPS, HSTS en production) ; en-têtes de sécurité stricts (politique de contenu, protection contre l'intégration dans d'autres sites).
• Journal d'audit des actions sensibles (consultation de justificatifs, validations, signatures, exports, purges) ; journaux techniques sans adresse e-mail ni IP en clair.
• Factures et contrats signés protégés contre la modification et la suppression au niveau de la base de données.
• Purge automatique selon les durées de l'annexe 2 ; sauvegardes de la base avec test de restauration.
• Aucun secret dans le code source ; aucune donnée réelle utilisée en développement.

[Chiffrement des disques et des sauvegardes chez l'hébergeur : à vérifier.]

Liste établie d'après le code et la documentation de la plateforme au 24 octobre 2026. Le statut indique honnêtement ce qui est utilisé aujourd'hui.

• Railway

  Rôle et données

  Hébergement de l'application, de la base de données PostgreSQL et des fichiers déposés (volume disque). Toutes les données de la plateforme, y compris les pièces jointes (stockées sur le disque du serveur).

  Lieu et garanties

  Railway Corporation, San Francisco (États-Unis). Production (mina-protect.fr) : serveurs, base de données et fichiers dans la région « EU West » (Amsterdam, Pays-Bas, Union européenne), relevé du 24/10/2026. Site de test : région « US East » (Virginie, États-Unis), données fictives uniquement. Accord de traitement de Railway (sous-traitant, art. 28 RGPD) à compléter et signer via le formulaire de Railway ; transferts encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Railway Corporation certifiée, statut « Active » le 24/10/2026) ou, à défaut, par les clauses contractuelles types 2021/914 (module 2) ; liste de ses propres sous-traitants sur son centre de confiance ; Railway indique que ses traitements principaux ont lieu aux États-Unis.

  Statut

  Utilisé (site de test)

• Resend

  Rôle et données

  Envoi des e-mails de la plateforme (notifications, codes, invitations). Adresse e-mail du destinataire, objet et contenu du message, métadonnées d'envoi (suivi des ouvertures et des clics désactivé).

  Lieu et garanties

  Plus Five Five, Inc. (Resend), San Francisco (États-Unis). Envoi depuis l'Irlande (région eu-west-1 du domaine mail.mina-protect.fr) ; selon Resend, les données du compte, métadonnées et journaux sont stockés aux États-Unis quelle que soit la région d'envoi. Accord de traitement de Resend applicable dès l'acceptation de ses conditions, avec clauses contractuelles types 2021/914 (module 2) ; Resend certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (statut « Active — re-certification en cours d'examen » le 24/10/2026) ; sous-traitants de Resend listés sur resend.com/legal/subprocessors (tous aux États-Unis, dont Amazon Web Services pour l'envoi).

  Statut

  Utilisé (site de test)

• Stripe

  Rôle et données

  Paiement des abonnements des entreprises. Coordonnées de facturation de l'entreprise et du payeur ; les données des agents ne sont jamais transmises.

  Lieu et garanties

  Entité Stripe désignée dans le contrat Stripe [à vérifier à l'ouverture du compte] ; selon l'accord de traitement de Stripe, les données sont transférées à Stripe, LLC aux États-Unis. Accord de traitement de Stripe et son avenant sur les transferts (stripe.com/legal/dta) ; Stripe, LLC certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (statut « Active » le 24/10/2026) ; non activé (pas de paiement réel).

  Statut

  Prévu, pas encore activé

• Stockage de fichiers compatible S3

  Rôle et données

  Stockage des pièces jointes et justificatifs (si activé). Fichiers déposés (justificatifs, pièces de main courante, pièces jointes).

  Lieu et garanties

  Non utilisé au 24/10/2026 : les fichiers sont sur le disque du serveur Railway. Prestataire dans l'Union européenne prévu [nom à compléter]. Bucket privé, chiffrement côté serveur ; accord de traitement à signer avant activation.

  Statut

  Optionnel, désactivé

• Sentry

  Rôle et données

  Remontée d'erreurs techniques (si activé). Erreurs techniques, sans utilisateur, IP, cookies, en-têtes ni contenu.

  Lieu et garanties

  [région à choisir, Union européenne de préférence]. [accord de traitement à signer avant activation] ; Sentry (Functional Software, Inc., « Sentry.io ») certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (statut « Active » le 24/10/2026).

  Statut

  Optionnel, désactivé

Services de notification des navigateurs (Google, Mozilla, Apple, Microsoft selon l'appareil) : ils acheminent, chiffrées, les notifications que l'utilisateur a choisi d'activer, sans nom ni lieu affiché. Ils sont choisis par le navigateur de l'utilisateur.